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Das Pflichtenheft ist die Antwort der Agentur auf Ihr Lastenheft. Es beschreibt nicht, was Sie wollen, sondern wie es gebaut wird – und es ist das Dokument, an dem später gemessen wird, ob das Projekt erfüllt wurde. Diese Seite zeigt die Gliederung, die sich bei Shop-Projekten bewährt hat, mit Formulierungsbeispielen aus echten Projekten.
Der schnellste Weg, Missverständnisse zu erzeugen: beide Begriffe synonym verwenden. Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber, das Pflichtenheft der Auftragnehmer. Wer das vermischt, streitet später über Selbstverständlichkeiten.
So entsteht ein Pflichtenheft für einen Onlineshop – von der Projektübersicht bis zu den Abnahmekriterien
Lastenheft oder Pflichtenheft – der Unterschied in einem Satz
Im Lastenheft steht: „Kunden sollen auf Rechnung bestellen können.“ Im Pflichtenheft steht, mit welchem Zahlungsdienstleister das umgesetzt wird, wie die Bonitätsprüfung abläuft, ab welchem Bestellwert sie greift, was passiert, wenn sie fehlschlägt, und wie das im Shopsystem konfiguriert wird.
Anders gesagt: Das Lastenheft ist die Bestellung, das Pflichtenheft die verbindliche Bauanleitung. Beide gehören zusammen – aber sie entstehen nacheinander und von verschiedenen Seiten.
Die neun Kapitel, die ein Shop-Pflichtenheft braucht
1. Projektübersicht und Ausgangslage
Was ist das Ziel, wer sind die Beteiligten, was existiert bereits? Hier gehört auch hinein, was nicht Teil des Projekts ist – der wichtigste Absatz im ganzen Dokument. „Die Migration der Bestandskundendaten aus dem Altsystem ist nicht Bestandteil dieses Angebots“ erspart später wochenlange Diskussionen.
2. Technische Grundlagen
Shopsystem und Version, Hosting-Anforderungen, PHP- und Datenbankversionen, Theme oder Eigenentwicklung, Schnittstellen zu vorhandenen Systemen. Konkret statt allgemein: nicht „moderne Technik“, sondern „Shopware 6.6, PHP 8.3, MariaDB 10.11, eigenes Theme auf Basis des Standard-Themes“.
3. Funktionale Anforderungen
Der umfangreichste Teil. Jede Funktion wird beschrieben, wie sie sich im Betrieb verhält – nicht nur, dass es sie gibt. Beispiel für eine brauchbare Formulierung:
„Staffelpreise: Kundengruppen erhalten ab definierten Mengen abweichende Preise. Die Staffel wird je Artikel gepflegt, gilt netto und wird im Warenkorb sowie auf der Artikelseite angezeigt. Bei Überschneidung von Kundengruppen- und Mengenrabatt gilt der für den Kunden günstigere Preis.“
Diese eine Klammer am Ende – was bei Überschneidung gilt – ist der Unterschied zwischen einem Pflichtenheft und einer Wunschliste.
4. Bestellprozess und Kasse
Verdient ein eigenes Kapitel, weil hier das Geld verdient wird: Gastbestellung ja oder nein, Pflichtfelder, Versandarten und ihre Regeln, Zahlungsarten samt Verfügbarkeit je Kundengruppe, Mindestbestellwert, Gutscheinlogik.
5. Design und Bedienung
Verbindlich wird das erst mit Bezug auf ein Ergebnis: Layoutentwürfe für definierte Seitentypen, Verhalten auf Mobilgeräten, Barrierefreiheitsanforderungen, Freigabeschleifen. „Modern und ansprechend“ ist keine prüfbare Anforderung.
6. Schnittstellen
Zu Warenwirtschaft, Buchhaltung, Versanddienstleister, Newsletter. Für jede Schnittstelle: Richtung, Datenumfang, Häufigkeit, Verhalten im Fehlerfall. Der letzte Punkt wird fast immer vergessen und ist fast immer der teure.
7. Recht und Datenschutz
Pflichtangaben, Widerrufsbelehrung, Cookie-Einwilligung, Auftragsverarbeitung, Löschkonzept. Wer die Rechtstexte liefert, gehört ausdrücklich geklärt – Agentur oder Anwalt des Auftraggebers.
8. Test und Abnahme
Woran wird gemessen? Definierte Testfälle, messbare Ladezeiten, Browser- und Gerätematrix, Dauer der Abnahmephase, Umgang mit Mängeln. Ohne Abnahmekriterien gibt es kein Ende des Projekts, nur ein Versanden.
9. Termine, Mitwirkung und Preis
Meilensteine mit Terminen – und die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers. Produktdaten, Bilder, Texte und Freigaben sind die häufigste Ursache für Verzug. Was der Auftraggeber wann liefern muss, gehört genauso ins Dokument wie das, was die Agentur leistet.
Beispiel: ein Absatz, dreimal formuliert
Woran man ein gutes Pflichtenheft erkennt, zeigt derselbe Sachverhalt in drei Fassungen:
- Unbrauchbar: „Der Shop soll schnell sein.“
- Besser: „Die Ladezeit soll optimiert werden.“
- Prüfbar: „Der Largest Contentful Paint der Artikelseite liegt bei mobiler Messung über eine 4G-Verbindung unter 2,5 Sekunden, gemessen mit PageSpeed Insights an drei definierten Beispielartikeln.“
Nur die dritte Fassung lässt sich abnehmen – oder eben nicht.
Fünf Fehler, die Shop-Projekte teuer machen
- Kein Kapitel „nicht enthalten“. Alles, was nicht ausgeschlossen ist, wird später erwartet.
- Datenmigration unterschätzt. Alte Produktdaten sind selten sauber. Wer Umfang und Qualität nicht vorher prüft, kalkuliert daneben.
- Fehlerfälle nicht beschrieben. Was passiert, wenn die Warenwirtschaft nicht antwortet? Ohne Antwort im Dokument entscheidet das später der Zufall.
- Freigaben ohne Frist. „Der Kunde gibt die Entwürfe frei“ ohne Zeitraum verschiebt jeden Termin.
- Zu früh zu detailliert. Ein Pflichtenheft, das jede Schaltfläche vorschreibt, verhindert die bessere Lösung, die erst beim Bauen sichtbar wird.
Brauchen Sie überhaupt eins?
Für einen Shop von der Stange mit Standard-Theme und drei Zahlungsarten reicht ein gutes Angebot. Sobald aber Schnittstellen, Kundengruppen, individuelle Preise oder eine Migration im Spiel sind, ist das Pflichtenheft die günstigste Versicherung im ganzen Projekt – es kostet ein paar Tage und verhindert Wochen.
Wir schreiben das Pflichtenheft bei größeren Projekten als erste Leistung, bevor eine Zeile Code entsteht. Bei Shop-Projekten ab 12.000 € ist es fester Bestandteil. Was ein Shop insgesamt kostet, können Sie im Preis-Kalkulator durchspielen.
Häufige Fragen
Wer schreibt das Pflichtenheft – Kunde oder Agentur?
Die Agentur. Der Kunde liefert das Lastenheft mit seinen Anforderungen, die Agentur beschreibt darin die Umsetzung. In der Praxis entsteht es im Gespräch, verantwortet wird es vom Auftragnehmer.
Wie lang muss ein Pflichtenheft für einen Onlineshop sein?
So lang wie nötig. Ein Standardshop kommt mit zehn Seiten aus, ein B2B-Shop mit ERP-Anbindung und Kundengruppen liegt schnell bei fünfzig. Die Länge ist kein Qualitätsmerkmal – die Prüfbarkeit der Aussagen ist es.
Was kostet die Erstellung?
Wenn es separat beauftragt wird, kalkulieren wir nach Aufwand; bei uns beauftragten Projekten ist es Teil der Konzeptphase. Entscheidend ist der Vergleich: Ein paar Tage Konzept stehen gegen Nachträge, die im laufenden Projekt regelmäßig fünfstellig werden.
Gibt es eine Vorlage zum Herunterladen?
Die neun Kapitel oben sind die Vorlage – sie lassen sich direkt als Gliederung übernehmen. Von generischen Mustervorlagen raten wir ab: Sie verleiten dazu, Kapitel zu füllen, statt Anforderungen zu klären.
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